Como você apresenta os resultados do seu hotel?

A Artia, ferramenta de gestão de projetos da Euax, publicou no seu blog em 2022, um artigo escrito pelo Roberto Gil Espinha sobre apresentação de resultados que reposto a seguir (com a liberdade de fazer pequenos ajustes para a realidade da hotelaria).

7 passos para nunca mais errar na apresentação de resultados à diretoria

Toda vez que uma reunião de apresentação de resultados é agendada, você sente um frio na barriga, as mãos começam a suar e a ansiedade surge repentinamente?

Saiba que você não está sozinho. Segundo um estudo publicado pelo jornal britânico Sunday Times, 41% das pessoas têm mais medo de apresentações do que de morrer, e quando falamos em diretoria, o medo só aumenta.

Como criar uma apresentação de resultados para a diretoria?

1. Construa uma linha de raciocínio

As reuniões de apresentação de resultado servem para informar os envolvidos sobre o status do negócio, sendo um importante momento de alinhamento entre a gestão e a visão estratégica dos investidores e tomada de decisões.

Então, como primeiro passo, você deve traçar uma linha lógica dos principais marcos da apresentação, para que fique claro o que foi realizado no período e as justificativas para o status atual.

2. Entenda o que a diretoria espera

A alta gestão é um grupo que tem muito interesse pelo negócio, mas que não participa dele no dia a dia. Por isso, eles precisam que os resultados sejam apresentados de forma objetiva, clara e confiante.

• Objetividade e clareza

As informações trazidas para a diretoria e/ou proprietários devem ser objetivas e diretas.

Portanto, a ideia não é detalhar as atividades, mas sim abordar os principais marcos, eventuais riscos e oportunidades identificadas.

• Postura e confiança

A demonstração de segurança e domínio do gerente geral e do gerente de vendas também é um fator analisado durante a apresentação.

A diretoria quer se certificar de que seu negócio foi entregue a uma equipe profissional e competente.

Pensa só: imagine que uma pessoa vai falar e não tem muita precisão das informações, além de se perder com frequência. Você provavelmente vai considerar que ela não tem domínio do assunto, né?

Por isso, é extremamente importante que o gerente vá preparado para a apresentação e mantenha um perfil responsável, seguro e confiante.

A dica da Boni é que a apresentação de resultados seja realizada pelo Gerente Geral do hotel com a presença e suporte dos gerentes de Vendas e Financeiro.

3. Selecione os dados adequados

Na maioria das vezes, a diretoria está focada na estratégia, então os dados que afetam o planejamento estratégico são considerados os mais relevantes.

Assim, nessas apresentações de resultados o foco são os marcos, mas costuma-se abordar também as metas alcançadas (ou não), as receitas e despesas, os riscos do negócio naquele período e as ações para mitiga-los e alguma projeção futura.

4. Planeje e treine a apresentação

Após saber quais dados serão abordados, é o momento de planejar o modo como eles serão apresentados.

O objetivo não é apenas apontar as informações, mas sim que essas sejam assimiladas e entendidas pela diretoria. Por isso, é muito importante organizar a ordem do conteúdo e verificar se os acontecimentos estão fazendo sentido.

Dica: para facilitar este passo, você pode construir um roteiro de apresentação, planejando o que será dito e o que pode servir de apoio para a reunião.

5. Crie materiais de apoio

Você sabe que um hotel tem muitas áreas de gerenciamento e a diretoria quer ver os números reais do que está acontecendo naquelas mais relevantes e estratégicas. Aqui, é interessante explorar recursos visuais, trazendo gráficos, tabelas e imagens que complementem as informações transmitidas.

Assim, os materiais de apoio são peça fundamental, porque, além de ajudar o gerente a seguir a ordem planejada, ajudam os diretores a compreender as informações.

Dica: alguns hotéis utilizam modelos para as apresentações de resultados. Como os diretores acompanham reuniões de diversos projetos ou até negócios, eles podem estar habituados com certa ordem e modelo, por isso, é bom verificar se já existe um padrão de apresentação.

A Boni preparou um modelo de apresentação. Edite adaptando à sua realidade. E se você quiser aprofundar, veja o curso Um show de apresentação.

Mas, atenção!

O material de apoio, como o nome indica, deve ser um apoio. Jamais escreva tudo o que for falar no material, porque isso torna a apresentação cansativa e sem sentido.

Tenha em mãos a planilha do DRE já formatada para a apresentação, selecionando as linhas de totalização mas com a possibilidade de expandir o detalhe caso solicitado. Da mesma forma, os índices de performance de cada área, seu progresso e comparativo com o período anterior.

6. Tenha uma postura de liderança e assuma os erros

É óbvio que os diretores esperam ver resultados positivos, mas riscos e desvios são uma realidade apesar das nossas predições de forecast.

Então, sob hipótese alguma, os resultados negativos podem ser deixados de lado. Apesar de não ser o desejado, se algum risco ocorre, a diretoria precisa estar ciente e verificar que o gerente está motivado a controlar esses riscos.

A alta direção espera que a gerência tenha controle das atividades que está gerenciando e, para transmitir isso, ter uma boa postura é fundamental. Nessa situação, manter uma postura confiante pode fazer muita diferença, pois é possível mostrar que, mesmo com desvios no planejamento, atitudes para solucioná-los foram pensadas.

Ser honesto e apresentar todos os pontos que deram errado, mostrando as medidas que foram tomadas, mostra à diretoria que você sabe o que está fazendo e aumenta sua credibilidade.

7. Utilize indicadores chave

O objetivo da apresentação de resultados é mostrar que está sendo seguido o que foi planejado no orçamento anual (ou não). Assim, os indicadores de desempenho (KPIs) são ferramentas essenciais para revelar como está a performance do negócio, além de auxiliarem na percepção dos resultados.

O gerente e seu comitê sabem exatamente o porquê de cada resultado, mas a alta gestão não. Por isso, frequentemente surgem questionamentos. Se isso for trazido com indicadores de performance, a diretoria pode compreender a situação sem a necessidade de explicar atividade por atividade.

Portanto, trazer esses indicadores para a apresentação de resultados pode otimizar muito a reunião e fornecer informações mais completas para a diretoria.

Dica da Boni!

Existem diversos KPIs que podem ser utilizados, mas não se esqueça que a ideia é fazer uma apresentação objetiva e rápida, mostrando apenas aquilo que é importante para a diretoria. Então, pense bem e escolha somente os indicadores que fazem sentido para esse momento.

Para te ajudar com isso, nós temos um guia completo sobre KPIs do Gerente Geral!

Seguindo as dicas desse guia e os passos que compartilhamos nesse texto, você será capaz de identificar quais os indicadores mais relevantes para sua gestão e fazer uma apresentação clara e objetiva. Baixe o guia gratuitamente e prepare sua apresentação!