5S na Hotelaria: o método simples que transforma rotinas, ambientes e resultados

Você já entrou numa área de serviço de um hotel e pensou: “Se estivesse tudo no lugar certo, meu trabalho seria muito mais fácil...”

Pois é exatamente dessa sensação que nasce a metodologia 5S — uma filosofia prática, criada para tornar o ambiente mais organizado, seguro e produtivo, sem complicar a rotina da equipe.

Neste post, vamos juntos pela história e aplicação dos 5S, com exemplos e curiosidades que ajudam a entender porquê ele é tão valioso para hotéis de todos os portes.

Afinal, o que é a metodologia 5S?

O 5S é um sistema de organização e gestão do ambiente de trabalho. Ele nasceu para eliminar desperdícios, simplificar processos e criar uma cultura de disciplina e cuidados diários.

Segundo Dave Ramos, da 8Quali, software para gestão da qualidade, “esse sistema não só otimizava a produtividade como também buscava garantir que materiais e equipamentos fossem mais bem utilizados. Dessa forma, o 5S ganhou popularidade em pouco tempo e, hoje, algumas das maiores empresas do mundo o utilizam, tais como Toyota, Coca-Cola, Nestlé, Ford e Nike!”.

É simples, mas poderoso: quando aplicado com constância, melhora o fluxo das atividades, reduz retrabalhos, aumenta a segurança e deixa tudo mais fácil de encontrar e de usar.

Como nasceu os 5S? A história por trás da filosofia

O 5S surgiu no Japão pós-guerra, período em que o país enfrentava escassez, reconstrução e a urgente necessidade de fazer mais com menos.

As indústrias japonesas buscavam maneiras de produzir com menos desperdício, mais qualidade e maior eficiência. Foi nessa realidade que, influenciados pelo professor Kaoru Ishikawa e outros estudiosos da gestão moderna como Deming e Juran, três dos maiores nomes da Toyota vão ao ocidente analisar linhas de produção e processos de grandes empresas.

Nas visitas, ficam impactados com os níveis de desperdício, retrabalho e instabilidade nas produções, mas também, impressionado com a eficiência e assertividade em sistemas de reposição de prateleiras e de estoques das empresas.

O resultado das suas observações são os 5 sensos da metodologia. 

Originalmente aplicado em fábricas, mas rapidamente ganhou espaço em escolas, hospitais, repartições públicas e, claro, empresas de serviços.

Considerado a base para a implantação da Qualidade Total (estratégia administrativa cujo objetivo é gerar a prática e consciência da qualidade em todos os processos da empresa); hoje, é uma das metodologias mais universais do mundo.

A maioria dos japoneses urbanos aprendeu a viver em espaços muito confinados. Para algumas famílias, a sala de estar também é a sala de jantar e também o quarto. Durante o dia, a roupa de cama deve ser guardada para dar espaço para atividades diurnas. À noite, a mesa e os assentos devem ser arrumados para que a roupa de cama possa ser colocada. Não há espaço para itens desnecessários ou desordem. Itens que não estão em uso diário devem ser armazenados de forma eficiente ou jogados fora. Isto é 5S!👺

Por que o nome 5S?

O nome vem das iniciais de cinco palavras japonesas, que fazem parte da educação tradicional japonesa desde a infância e estão enraizadas nos valores do povo japonês, refletindo organização, autocuidado e respeito ao coletivo, cada uma representando um “senso” ou princípio fundamental.

Os cinco sensos da metodologia 5S: entenda cada princípio e como aplicar no seu hotel

Conheça cada um deles de forma simples e aplicável ao cotidiano de um hotel.

1. Seiri – Senso de Utilização. É separar o que é útil do que não é. No hotel: tire de circulação enxoval velho, utensílios quebrados, produtos vencidos, equipamentos que ocupam espaço e não são mais usados, libere itens de “achados & perdidos”. 🔖Ajuda a liberar espaço e deixar o ambiente mais funcional.

2. Seiton – Senso de Ordenação É organizar para facilitar.

No hotel: padronize onde cada item fica — desde o carrinho de governança até os EPIs, produtos de limpeza e produtos de manutenção. Organize o armário de folhetos e material de vendas, organize o acervo de eventos e das equipes de recreação e lazer.

🔖Reduz o tempo de procura, melhora a produtividade e diminui erros.

3. Seisō – Senso de Limpeza

É manter a limpeza como parte da rotina, não apenas como tarefa de faxina. Também inclui manutenção preventiva.

No hotel: limpe o posto de trabalho ao terminar o turno, cuide do carrinho, evite sujeira acumulada nas copas, na oficina de manutenção e nas áreas técnicas.

🔖Aumenta a segurança e prolonga a vida útil dos equipamentos.

4. Seiketsu – Senso de Padronização

É criar regras simples para manter os três primeiros S funcionando. Preserva a manutenção das condições físicas e mentais de trabalho favoráveis e saudáveis para os colaboradores. 

No hotel: etiquetas, sinalizações, checklists, fotos de referência, rotinas bem definidas. Também a criação de protocolos de limpeza claros, procedimentos para reabastecimento de instalações e estabelecendo um cronograma para manutenção preventiva além de estar atento ao bem-estar coletivo, eliminando tudo que coloca em risco a segurança da equipe.

🔖Garante consistência, mesmo quando a equipe muda. E coerência é fundamental na hospitalidade.

5. Shitsuke – Senso de Disciplina

É o hábito de seguir as regras e prezar pela organização todos os dias. Sustentar a metodologia 5S cria uma cultura de responsabilidade e propriedade entre os colaboradores.

No hotel: estimule a cultura “cada coisa em seu lugar”, promova inspeções rápidas, reforce as boas práticas. Imagine uma equipe de hotel que se orgulha de seu ambiente de trabalho e se esforça consistentemente para oferecer um serviço excepcional. Este foco na melhoria contínua abre o caminho para a lealdade dos hóspedes e promoção positiva do boca-a-boca.

🔖Cria uma cultura forte, previsível e a sensação de orgulho pelo ambiente de trabalho.

Os nomes em japonês não dificultam! Existe uma tradução livre dos 5S que ajuda a fixar o conceito:

• Senso de utilização

• Senso de organização

• Senso de limpeza

• Senso de padronização

• Senso de disciplina

Simples, direto e fácil de colocar em prática no dia a dia da hotelaria.

E quais são os benefícios do 5S no seu hotel?

Aplicar o 5S na hotelaria pode transformar ambientes e rotinas, especialmente em áreas como Governança, Alimentos & Bebidas, Manutenção, Eventos, Recreação e Lazer e Administrativo.

📍Aqui estão alguns dos resultados mais percebidos:

✔ Ambientes mais organizados e seguros

✔ Redução de desperdícios e perdas de materiais

✔ Equipe mais produtiva e confiante

✔ Melhor uso dos espaços internos

✔ Prevenção de acidentes de trabalho

✔ Redução de retrabalhos e falhas operacionais

✔ Melhora na experiência do hóspede (ele sente o efeito sem saber o nome da metodologia!)

Como implementar no seu hotel

Antes de começar, faça um diagnóstico da maturidade do seu hotel em relação ao tema (mesmo que não seja conhecido o termo, o conceito pode estar aplicado).

Veja o modelo que preparamos e que pode ser facilmente ajustado à sua realidade!

Diagnóstico 5S.xlsx

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Treine. O treinamento inicial é um componente crítico da aplicação 5S. É importante tanto no início da iniciativa para ajudar as equipes a implementar os 5S, quanto posteriormente como uma atualização ou para integrar adequadamente novos colaboradores.

Comunique, comunique, comunique. Use mensagens no mural do refeitório, poste cartazes nos grupos de Whats, faça reuniões para falar sobre os 5S e seus benefícios para os colaboradores e para o hotel. Isto ajuda a criar e manter a motivação.

Melhore a visibilidade das operações e do fluxo de trabalho atuais. Use fluxogramas para mostrar como a configuração atual afeta a conclusão de várias tarefas. Isto ajudará as equipes a identificarem as práticas inseguras e segregar resíduos. Os 5S é muito mais do que uma atividade de limpeza e organização.

Tire fotos "antes" e "depois". Estas comunicam o impacto da atividade para o resto do hotel, mantendo as equipes motivadas e envolvidas. Uma imagem vale mais que mil palavras.

Garanta o envolvimento dos departamentos relevantes para implementar adequadamente as ações identificadas. Por exemplo, a Manutenção pode precisar apoiar o descarte de ferramentas, equipamentos e utensílios de outros departamentos como Governança e Cozinha.

Compilar e compartilhar boas práticas e lições aprendidas. À medida que a experiência é adquirida, é importante compartilhar descobertas e melhorias em toda a organização. Estas podem gerar novas ideias e estimular mais ações.

Conclusão: 5S é simples, mas transforma a operação

A indústria da hospitalidade prospera na criação de experiências perfeitas e memoráveis para seus hóspedes. Cada detalhe, desde o lobby impecável até o minibar bem abastecido, tudo contribui para a percepção do negócio.

Surpreendentemente, um conceito nascido no mundo da manufatura – a metodologia 5S – pode ser uma ferramenta poderosa para qualquer tipo de negócio, inclusive para hotéis.

Os sensos presentes na metodologia 5S são, portanto, um acordo coletivo aceito pela empresa que o aplica e seus colaboradores. Eles ajudam a orientar as ações do dia a dia, organizar as coisas e manter todos trabalhando em prol de um mesmo objetivo.

Se você busca eficiência, organização e uma rotina mais fluida, o 5S é uma das metodologias mais acessíveis e de grande impacto. Ela não exige investimento alto – exige disciplina, cultura e a vontade de criar um ambiente melhor para trabalhar e para atender.

O 5S traz benefícios reais para o nosso trabalho e para a nossa vida pessoal, principalmente quando ele se torna um hábito. Impacta a forma com a qual nos organizamos para ter mais agilidade no trabalho e na vida, o nosso comprometimento com as nossas responsabilidades e combinados, a nossa disciplina com a manutenção e a melhoria dos ambientes. Uma vez implementado, o 5S se mantém porque ele facilita a vida das pessoas. 

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