Controle Patrimonial na Hotelaria: de obrigação contábil a ferramenta estratégica de gestão
- Karin Freitas
- há 1 dia
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Durante muito tempo, o controle patrimonial foi tratado na hotelaria como uma exigência contábil, necessária, mas distante da estratégia. A necessidade percebida ainda vem da operação, mais como medida de controle contra perdas do que como valoração patrimonial.
Na prática, porém, ele é um dos instrumentos mais poderosos para apoiar decisões de investimento, sustentar auditorias e elevar o nível de maturidade da gestão.
🤔Quanto vale efetivamente seu hotel? Qual o valor real do seu patrimônio?
Para gerentes de hotel e controllers, entender e aplicar corretamente o levantamento patrimonial significa sair do modo reativo e assumir o controle real dos ativos que sustentam tanto a experiência do hóspede quanto o próprio resultado do negócio.
O que é o controle patrimonial e gestão de ativos e por que ela importa tanto nos hotéis?
A gestão de ativos em hotéis envolve a supervisão estratégica, a manutenção e a otimização de todos os bens físicos e intangíveis da propriedade.
Estamos falando de móveis, equipamentos, veículos, enxoval, louças, utensílios, tecnologia, infraestrutura, além de ativos intangíveis softwares, marca e reputação.
Uma gestão eficaz busca maximizar o valor, avida útil e o retorno sobre o investimento de cada ativo.
Quando isso não acontece, o impacto aparece rapidamente: aumentam seus custos de manutenção, compras desnecessárias são realizadas, as perdas não são identificadas, as falhas operacionais começam a se repetir e os riscos fiscais aumentam.
Ignorar o controle patrimonial não é apenas um descuido administrativo, é um risco estratégico.
Levantamento patrimonial: muito além do inventário
O levantamento patrimonial é um procedimento técnico que identifica, quantifica e qualifica todos os bens de uma organização por meio de um cadastro físico e documentado.
Inclui ativos tangíveis (equipamentos, mobiliário, veículos, enxoval, louças) e intangíveis (softwares, marcas, licenças).
Na hotelaria, esse processo envolve vistoria minuciosa dos bens, registrando:
características físicas
estado de conservação
localização
funcionalidade
valor contábil, de mercado ou de reposição.
Mais do que uma planilha, o inventário patrimonial é a representação fiel dos ativos da empresa e deve ser utilizado como instrumento de gestão, controle e prestação de contas.
Principais categorias de ativos físicos em hotéis
FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment): camas, colchões, mesas, cadeiras, armários, TVs, luminárias.
OS&E (Operating Supplies & Equipment): enxoval, amenities, utensílios de cozinha, louças, talheres, copos e taças, equipamentos operacionais.
Infraestrutura e tecnologia: HVAC, gerador, equipamentos de piscina, de fitness, sistemas hidráulicos, redes Wi‑Fi, fechaduras eletrônicas, segurança, CFTV.
Itens de valor e comodidades: obras de arte, veículos, eletrônicos especiais, equipamentos diferenciados nas UHs.
Cada uma dessas categorias exige critérios claros de controle, vida útil e manutenção.
Por que o levantamento patrimonial é indispensável?
Porque um levantamento bem estruturado permite:
conformidade contábil e fiscal (por exemplo, com a CPC 27)
controle da depreciação e da vida útil
identificação de obsolescência
planejamento de reposições e CAPEX (você tem previsto F.R.A. no seu orçamento?)
mensuração de perdas, furtos e desvios
suporte a auditorias, seguros, fusões e aquisições.
Sem controle, o hotel perde capacidade de planejar investimentos, corre riscos fiscais (como depreciar bens inexistentes) e negocia seu valor de mercado com informações frágeis.
Depreciação, valor e tomada de decisão
Aqui existe um ponto crítico e frequentemente negligenciado na hotelaria: a diferença entre a vida útil fiscal e a vida útil percebida pelo cliente.
Do ponto de vista contábil, um ativo é depreciado ao longo de um prazo definido por normas fiscais e contábeis.
Já do ponto de vista do hóspede, a percepção de valor segue outra lógica: atualização tecnológica, design, conforto e aderência às expectativas do mercado.
Um exemplo simples e bastante comum: uma TV de 42 polegadas adquirida há apenas um ano pode estar, do ponto de vista fiscal, em perfeito estado, longe do fim da sua vida útil e ainda com valor contábil relevante. No entanto, para o cliente, especialmente em hotéis urbanos, corporativos ou de padrão médio-alto, esse equipamento pode já ser percebido como pequeno ou defasado frente às expectativas atuais, que incluem telas maiores, sistemas smart integrados e conectividade imediata.
O resultado é um descompasso entre o valor contábil do ativo, a experiência percebida pelo hóspede e a competitividade do produto hoteleiro.
Quando essa diferença não é gerida, o hotel corre dois riscos simultâneos:
operacional, ao impactar a satisfação do cliente e a avaliação do serviço e
estratégico, ao postergar investimentos necessários por estar excessivamente orientado apenas pelo prazo fiscal de depreciação.
Boas práticas de controle patrimonial ajudam então a mitigar esse problema, ao:
permitir análises paralelas de vida útil contábil e vida útil operacional
apoiar decisões de substituição antecipada com base em estratégia de posicionamento no mercado
ajudar a responder, de forma prática, perguntas como: vale a pena manter este ativo por mais tempo ou investir agora? o impacto na satisfação do hóspede justifica o desembolso? esse investimento reforça ou enfraquece o posicionamento do hotel frente aos meus concorrentes?
Ou seja, controle patrimonial não serve apenas para cumprir normas, ele oferece a base para decisões conscientes sobre quando manter, atualizar ou substituir um ativo, mesmo que ele ainda esteja longe do fim da sua vida útil fiscal.
Controle patrimonial e resultado: onde estão as perdas invisíveis
Na prática, hotéis sem controle patrimonial estruturado enfrentam situações que são recorrentes:
bens esquecidos em depósitos até se tornarem obsoletos (bens mantidos por apego ou esquecidos há anos e que, aos poucos, se transformam em verdadeiros “museus da operação”; já não têm valor prático, de uso ou revenda mas seguem guardados por receio de descarte, total apego emocional, inércia ou pura falta de controle)
compras duplicadas por falta de visibilidade
perdas anuais não detectadas (em inventários, é comum identificar cerca de 1% de desaparecimento ao ano)
seguros contratados abaixo do valor real
valuation prejudicado em processos de venda, entrada de investidores ou captação de recursos.
Este último ponto merece atenção especial do proprietário.
Em processos de M&A (em inglês Mergers & Acquisitions, fusões e aquisições, são operações societárias estratégicas em que duas ou mais empresas combinam ativos, operações e recursos para aumentar seu tamanho, eficiência, competitividade ou valor de mercado. Envolve a aquisição ou união, fusão de empresas), na valoração ou negociação com fundos e investidores, o ativo imobilizado passa por análises técnicas detalhadas.
Quando o hotel não possui inventário atualizado, conciliação físico-contábil, critérios claros de depreciação e informações confiáveis sobre estado de conservação e vida útil, o risco percebido aumenta. Na prática, isso se traduz em:
pedidos de desconto no valor do negócio
retenção de parte do preço (com cláusulas de ajuste que condicionam, por exemplo, o pagamento de parte do valor de compra da empresa ao seu desempenho futuro)
exigência de garantias adicionais ou, em casos mais críticos
desistência da negociação.
Ou seja, mesmo que a operação seja saudável, a ausência de controle patrimonial faz o hotel parecer menos organizado, mais arriscado e menos previsível, fatores que impactam diretamente o valor atribuído ao negócio.
Controle patrimonial, nesse contexto, não protege apenas bens. Ele protege o valor da empresa.
Depreciação, valor e tomada de decisão
A depreciação reflete o consumo econômico do ativo ao longo do tempo e impacta diretamente o resultado, o fluxo de caixa e a base tributária.
As boas práticas incluem:
registro pelo custo completo de aquisição
definição correta da vida útil por tipo de ativo
avaliação do valor residual
testes de impairment quando aplicável (ou teste de deterioração, avaliação contábil para evitar que ativos fiquem super avaliados no Balanço Patrimonial, garantindo que o valor contábil não supere o valor justo, de venda ou o valor em uso)
revisão periódica conforme normas contábeis.
Um controle bem mantido aumenta a confiabilidade do valuation do hotel e reduz ajustes negativos em negociações.
🔖Dica da Boni: peça apoio à sua assessoria contábil.
Como realizar um levantamento patrimonial eficiente
1. Planejamento
Definição de escopo, cronograma, equipe e ferramentas. É a etapa que define o sucesso do levantamento.
Em hotéis, os ativos podem estar em constante movimentação. Por isso, cumprir rigorosamente o cronograma é fundamental.
Atrasos aumentam o risco de inconsistências, retrabalho e perda de rastreabilidade dos bens.
Um bom planejamento considera:
datas e horários alinhados com a operação, evitando períodos de pico e presença de hóspedes
comunicação prévia com as áreas envolvidas
definição clara de responsáveis por setor.
2. Identificação e etiquetagem
Códigos únicos, etiquetas adequadas ao ambiente e registro físico detalhado.
A identificação correta dos bens garante rastreabilidade e confiabilidade das informações. Além da etiquetagem física, nossa recomendação aqui na Boni é que você registre fotos dos ativos.
As fotos:
complementam o registro visual
ajudam na validação posterior
facilitam auditorias, revisões e conciliações futuras
reduzem dúvidas sobre estado, modelo ou localização do bem.
3. Conciliação físico‑contábil
Cruzamento entre inventário e contabilidade para correções.
Essa etapa revela grande parte das chamadas “perdas invisíveis”. Ao confrontar o que existe fisicamente com o que está registrado, surgem oportunidades importantes para:
corrigir inconsistências entre registros e realidade
incluir ativos que estavam em uso, mas não contabilizados
remover bens que já não existem fisicamente ou foram descartados.
Uma conciliação bem executada eleva imediatamente a qualidade da informação patrimonial.
🔖Dica da Boni: peça apoio à sua assessoria contábil.
4. Avaliação patrimonial
A avaliação define como cada ativo será valorado e a escolha do método deve considerar a natureza do bem e o objetivo da análise.
Os principais métodos utilizados são:
Método de mercado: indicado para bens com alta liquidez e com referências claras de preço no mercado. É comum para equipamentos padronizados e facilmente comparáveis.
Método de reposição: recomendado para ativos específicos, técnicos ou novos, considerando quanto custaria substituir aquele bem por outro equivalente nas condições atuais.
Método de custo (histórico): utilizado principalmente para fins contábeis, com base no valor de aquisição e na depreciação ao longo do tempo, conforme normas fiscais.
Selecionar corretamente o método evita distorções, melhora a leitura estratégica do patrimônio e dá mais consistência às análises financeiras e de investimento.
🔖Dica da Boni: peça apoio à sua assessoria contábil.
5. Registro e atualização contínua
O controle patrimonial pode ser realizado por meio de uma planilha de Excel bem estruturada ou de um sistema integrado ao ERP do seu hotel.
Mais importante do que a ferramenta escolhida é a disciplina na atualização das informações.
Manter o registro patrimonial atualizado significa reconhecer o patrimônio como um ativo estratégico do negócio, e não apenas como uma exigência administrativa ou contábil.
6. Capacitação da equipe
A capacitação da equipe envolvida no controle patrimonial traz ganhos diretos em qualidade, padronização e confiabilidade da informação.
Entre os principais benefícios do treinamento estão:
uso de um mesmo critério por todos os envolvidos
padronização de processos e registros
aumento da acuracidade das informações
redução de erros decorrentes de interpretações individuais.
Quando todos seguem a mesma cartilha, o controle patrimonial deixa de depender de pessoas específicas e passa a fazer parte da cultura organizacional do hotel.
7. Frequência
Revisões periódicas para manter a confiabilidade das informações.
A frequência do levantamento patrimonial deve considerar o porte do seu hotel, a complexidade da sua operação e o ritmo de mudanças dos ativos.
Mas saiba que as revisões periódicas permitem capturar movimentações, substituições e descartes ao longo do tempo, mantendo a base patrimonial sempre alinhada à realidade operacional.
Controle patrimonial como pilar de maturidade operacional
Um ativo não monitorado tende a ser mal utilizado ou esquecido mas, quando bem gerido, o controle patrimonial:
melhora a eficiência operacional
reduz perdas e desperdícios
apoia decisões estratégicas
fortalece a governança
prepara o hotel para crescer com segurança.
Controle patrimonial não é sobre saber o que o hotel tem. É sobre saber como, quando e por que cada ativo gera valor. Não é burocracia. É gestão. Pense nisso!
