Documentos sob controle

Você já pensou na possibilidade de não saber o atual estado da documentação legal do seu hotel? Quantos documentos estão vencidos? Quantos vencerão ainda neste mês e você precisa tomar alguma providência imediata?

Geralmente somos mais sensíveis àqueles documentos que tem alto grau de criticidade como, por exemplo, um AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, porque impacta diretamente na continuidade da operação hoteleira. Mas e os demais documentos?

Controlar os documentos do seu negócio é fundamental para evitar multas, processos judiciais e a suspensão das atividades do seu negócio. Se não for sua responsabilidade direta, delegue para alguém a manutenção destes prazos e status e acompanhe regularmente.

Essa prática não apenas organiza a quantidade de informações que o hotel processa diariamente, mas também assegura a integridade, acessibilidade e a conformidade de documentos essenciais. 

Essa gestão adequada de registros influencia diretamente na qualidade e credibilidade da gestão, por isso, refletir sobre a importância desta gestão e das formas eficazes para este tipo de controle documental é crucial para a empresa.

Este controle envolve criação, revisão, aprovação, distribuição, armazenamento, acesso, atualização, eliminação e arquivamento de documentos, como contratos, atestados, certificados, notas fiscais, ordens de serviço, relatórios e muitos outros.

Mas é preciso saber o que guardar. Também é necessário definir normas, procedimentos, responsabilidades e ferramentas que padronizem e facilitem o fluxo das informações.

Por que é importante?

O primeiro benefício é a segurança de que o negócio não está sob risco de alguma autuação por parte de algum órgão legal; o outro é a otimização do espaço físico. Saiba que algumas empresas gastam consideravelmente em depósitos para guarda de documentos não mais necessários. Despesa direta no seu resultado mensal!

Uma prática e dica importante deste controle é a possibilidade de digitalizar sua documentação. Desta forma, ganha-se na redução no uso de papel, impressoras, pastas, armários além de liberar espaço para outras finalidades.

Saiba que os documentos gerados no Departamento Pessoal (geralmente em grande volume) têm validade jurídica quando digitalizados. O Decreto nº 10.278 permite o descarte dos originais físicos quando existir versão digital.

Mas esta não é a única vantagem da organização e do controle de documentos. Existem outros benefícios para as empresas, veja!

Redução de custos: ao diminuir o consumo de recursos materiais e o tempo gasto com isto, seu hotel pode economizar dinheiro e investir em outras áreas estratégicas;

Melhoria da produtividade: documentos organizados e acessíveis possibilitam aos seus colaboradores realizar as suas tarefas com mais rapidez e eficiência, evitando retrabalhos e atrasos;

Aumento da segurança da informação: a proteção de documentos contra extravios, danos e acessos indevidos lhe permite preservar a sua confidencialidade, credibilidade e conformidade legal; (ainda estamos falando apenas da documentação, mas já vá pensando se os locais onde são armazenados são efetivamente seguros – tanto o físico quanto o digital...). A disponibilidade das informações confiáveis e atualizadas é fundamental para tomar decisões estratégicas e assertivas. 

Melhoria da qualidade: ao garantir que os documentos estejam atualizados, padronizados, completos e corretos, melhorar será a sua comunicação interna e externa (pois você terá a pronta referência à sua disposição), a tomada de decisão, a satisfação do cliente e a conformidade legal;

Padronização da documentação: uma das técnicas de arquivo e controle de documentos é o estabelecimento de padrões para eles. Na prática, significa que todos utilizam o mesmo padrão documental, o que traz melhoria da produtividade e maior qualidade. Imagine procurar uma determinada FNRH num arquivo sem critério de organização?

Conformidade Legal: garante que seu hotel opere dentro da legalidade, evitando infrações que podem resultar em multas pesadas e ações judiciais (uma multa de LGPD pode chegar a até 2% do faturamento da empresa, com um limite de R$ 50 milhões).

Prevenção de Riscos: a ausência de documentos válidos ou a perda de prazos pode levar à suspensão das atividades da empresa, gerando prejuízos financeiros e operacionais. Imagine os danos causados por uma autuação da Anvisa e interdição do seu restaurante!

Credibilidade e Reputação: empresas que mantêm sua documentação em ordem demonstram profissionalismo e responsabilidade, o que fortalece a confiança de clientes e parceiros. 

Rastreabilidade: permite acompanhar e comprovar o histórico das atividades e a validade dos registros, fundamental para a gestão e auditorias. Uma simples lista com alertas de vencimentos, por exemplo, já pode resolver!  

Como avançar?

Organize! Crie um sistema de arquivamento físico e digital, categorizando os documentos e estabelecendo um espaço adequado. Centralize os documentos em um mesmo local e, quando segregados, estabeleça critérios para o armazenamento.

Padronize: Utilize ferramentas e processos padronizados para a criação, aprovação e arquivamento de documentos. Padronizar a documentação significa seguir um conjunto de regras e critérios que uniformizem a identificação, a forma, o conteúdo e a qualidade dos documentos. 

Seu objetivo é facilitar a compreensão, a comunicação e a integração da documentação. Como consequência, evita-se divergência, ambiguidade e erro de informações.

Controle os prazos: Estabeleça alertas e cronogramas para a renovação de licenças, certidões e outros documentos que possuem prazo de validade. Baixe aqui o modelo de planilha de controle da Boni.

Invista em tecnologia e digitalização: invista em sistemas de gestão de documentos que ofereçam funcionalidades de automação, segurança e controle de acesso. A digitalização converte os documentos físicos em arquivos eletrônicos, que podem ser armazenados em nuvem e em servidores. Há empresas no mercado especializadas neste tipo de serviço.

Defina um método de arquivamento significa estabelecer uma forma de ordenar e classificar os documentos, que facilite a sua identificação e recuperação. Tendo um critério (alfabético, cronológico, por assunto) agiliza o acesso, a consulta e a utilização dos documentos, otimizando o tempo e o trabalho dos colaboradores.

Equipe Treinada: capacite os colaboradores para que entendam a importância do controle dos documentos e sigam os procedimentos estabelecidos. Estabeleça auditorias internas por amostragem para garantir que a prática está implementada e correta.

Segurança de documentos sensíveis

Estes documentos contêm informações confidenciais, estratégicas, pessoais ou legais, que podem causar danos à empresa ou a terceiros se forem divulgados, alterados ou destruídos indevidamente. 

Adote técnicas que preservem a privacidade, a integridade e a conformidade dos documentos, de modo a evitar riscos jurídicos, financeiros e reputacionais. Por exemplo, na Recepção, segregue um armário onde só a equipe da recepção e administração tenham acesso às FNRHs. Organize usando os critérios de cronologia e ordem alfabética. Lembre que esses registros precisam ser mantidos por 5 anos conforme CDC e Lei Geral do Turismo.

Agora, se seu hotel já trabalha todo em ambiente digital, estabeleça medidas de segurança da informação com o responsável pelo TI, como controle de acesso, criptografia, senhas fortes, antivírus, firewall, backup e descarte seguro de documentos.

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