O que você deve considerar na hora de planejar seu orçamento 2026
- Karin Freitas
- 8 de set.
- 8 min de leitura
Atualizado: 25 de out.
Além de ser um plano financeiro detalhado que descreve as receitas, despesas e margens de lucro projetadas para o hotel ao longo de um ano fiscal, o orçamento anual serve como um roteiro para gerenciar os recursos financeiros do negócio e ajuda a definir metas financeiras, controlar custos e otimizar a receita. Estes números ajudam você, gestor do negócio a alocar recursos de forma eficiente e planejar o próximo ano de forma estratégica.
Por que é importante fazer um orçamento?
Sem um orçamento, manter a saúde financeira de um hotel torna-se extremamente difícil!
Em primeiro lugar, você precisa prever a receita de quartos, o que é difícil de se fazer no nosso segmento, onde a demanda flutua constantemente. O orçamento permite definir metas de receitas realistas e ajustar as estratégias em resposta às tendências do mercado e às condições econômicas.
Em segundo lugar, ajuda a administrar os custos operacionais e a garantir que os recursos são distribuídos de forma eficiente entre os diferentes departamentos. Este exercício ajuda a evitar gastos excessivos.
Em terceiro lugar, com um orçamento, você terá meios para monitorar o desempenho financeiro, usando-o como um roteiro para colocá-lo de volta no caminho certo sempre que necessário e evitar que o hotel não atinja seus objetivos financeiros e estratégicos completamente. Considere algo semelhante a um GPS!
A temporada de orçamentos A temporada de orçamento geralmente ocorre alguns meses antes do início do ano fiscal, muitas vezes no último trimestre. Nossa sugestão aqui na Boni é que você faça o planejamento partindo da data limite de aprovação, isto é, se você deseja tê-lo validado e aprovado em Dezembro, estime o tempo necessário para cada etapa anterior.
Por exemplo, comece em Setembro/Outubro a angariar informações e dados. Em Outubro/Novembro faça suas projeções e revisões necessárias para que, em Novembro/Dezembro, a alta direção e proprietários tenham o devido tempo para analisá-lo, questionar possíveis linhas e aprová-lo até o final do ano. Este caminho é de muitas idas e vindas entre as partes envolvidas. Por isso, planejar o período para cada etapa é fundamental para não correr o risco de iniciar o novo ano fiscal sem orçamento aprovado. Isto seria um desastre para a sua gestão!
Como prever um orçamento
As previsões orçamentais são complexas. Você precisa analisar vários fatores e levar em conta muitos elementos, como dados históricos, concorrência, tendências de mercado e as condições econômicas atuais.
Para fazer as projeções de receita de forma mais precisa: 1. Reúna os dados Muitas das suas decisões financeiras serão baseadas em dados. Este é o primeiro passo crítico. Você precisará coletar dados históricos sobre: Receitas, detalhadas por centros de receitas Custos operacionais, de mão de obra, das mercadorias vendidas Despesas operacionais de vendas, marketing e distribuição eletrônica, do fornecimento de serviços públicos, administrativas e de manutenção. Pense, uma boa estratégia de marketing depende da combinação de estratégias de marketing pagas e não pagas; existem custos associados à promoção do hotel através de vários canais, incluindo marketing digital, anúncios impressos e campanhas nas redes sociais; suas promoções de vendas e ofertas especiais vão precisar de descontos, que devem ser previstos no orçamento. Taxas de ocupação Taxa de ocupação por quarto (o índice de frequência) Perfil dos seus hóspedes (determinados perfis mudam seu padrão de provisão, consumo e venda) Feriados e datas importantes que impactaram sua ocupação. Por exemplo, as pontes de feriados quando a data cai numa sexta-feira pode impactar diretamente a sua ocupação. Você usará esses dados para identificar padrões e tendências e então estabelecer suas metas futuras refletidas no orçamento.
Já nesta etapa envolva suas lideranças. Ninguém melhor do que quem está na linha de frente para saber o quanto é possível performar e das oportunidades a serem exploradas.
2. Defina metas de receita
Vincule o orçamento ao planejamento estratégico. A exemplo do orçamento, o planejamento estratégico é um instrumento poderoso na gestão. É essencial que eles conversem, pois, os objetivos e metas criados no plano devem estar alinhados com a capacidade econômica do negócio.
Imagine definir no planejamento estratégico que, em um ano, deseja aumentar em 20% a participação no mercado. Isso exige alguns investimentos, principalmente em marketing e vendas, responsáveis por garantir a divulgação e o contato mais direto com os possíveis clientes. Mas aí, na hora de executar esse planejamento, seu Gerente de Vendas & Marketing percebe que o orçamento estipulado não é capaz de proporcionar o salto que o hotel deseja. O avanço possível, diante deste cenário, tem que ser muito mais modesto que o pretendido... Voltando ao orçamento! Com base em dados históricos e tendências de mercado, defina metas realistas de receita para cada departamento – incluindo reservas de hospedagem, alimentos e bebidas e outros serviços. Por exemplo, se o clima econômico atual for menos favorável para viagens de lazer, sua meta de receita para o ano provavelmente será menor do que a performance do ano anterior. A taxa do dolar está muito alta? Tendência de aumento no turismo doméstico.
Determine estratégias de preços para diferentes tipos de quartos, pacotes e promoções com base na demanda do mercado e nos preços dos concorrentes. Mas lembre, embora o objetivo seja crescer e gerar mais receita a cada ano, as metas devem permanecer realistas e alcançáveis.
3. Estime as despesas Categorize as despesas em custos fixos e variáveis. Relembrando, os custos fixos incluem salários, impostos sobre a propriedade e seguros, enquanto as despesas variáveis cobrem utilidades, marketing e suprimentos para hóspedes. A lista geralmente é grande pois inclui as despesas de utilidades (as concessionárias de serviços e fornecimento de energia, água e gás), despesas com veículos (incluindo impostos, manutenção, combustível, pedágios, etc), as despesas comerciais, as administrativas, as da manutenção e ainda, se seu negócio for uma franquia, considere as despesas com o franqueador, como taxa de franquia e royalties da marca.
Inclua iniciativas de sustentabilidade no orçamento do seu hotel. Tomar medidas para reduzir o consumo de energia e implementar programas de redução de resíduos pode levar a economias de custo no longo prazo.
Também é importante que no orçamento anual sejam incluídas despesas de capital, isto é, custos para renovações ou grandes compras, tais como um gerador, renovação de carpetes, retrofit, ampliação de alguma área, troca geral de uniformes, novas tecnologias, entre outras. Ainda que o orçamento se concentre em previsões de curto prazo, você, como administrador do hotel, também deve manter a visão das necessidades de longo prazo e planejá-las adequadamente.
Existem três formas principais de orçamentar as despesas em um hotel.
Abordagem de orçamento de despesas #1: Ano passado mais X%. Essa abordagem simplesmente pega o que você gastou este ano e adiciona um número como 5% para a inflação em cada categoria. É a abordagem mais rápida e fácil.
Abordagem de orçamento de despesas #2: Custo por quarto ocupado. Aqui você divide cada categoria de despesas pelo número de quartos vendidos.
Por exemplo, se você gastou R$ 60.000 em produtos de limpeza na Governança e sabe que vendeu 25.000 pernoites, você gastou R$ 2,40 por quarto ocupado em produtos de limpeza. Quem usa esta abordagem normalmente também adiciona o incremento da inflação.
Abordagem de orçamento de despesas #3: Orçamento baseado em zero. O orçamento zero começa do zero e vai categoria por categoria para descobrir quais despesas são essenciais. Nada é assumido. Ao passar por este exercício, todos os envolvidos têm mais visibilidade sobre quanto cada coisa custa, garante que você não está carregando custos desnecessários e que cada centavo gasto está ligado a um propósito claro, o que é valioso no caso de os custos precisarem ser reduzidos em algum momento.
4. Destine recursos Avalie as necessidades operacionais e o potencial de geração de receita de cada departamento como diretriz para então alocar recursos de acordo. Isso significa que você precisa verificar se o orçamento de marketing, despesas de capital e custos operacionais são proporcionais às receitas esperadas, por exemplo.
Também sabemos que a retenção de hóspedes começa com a retenção de funcionários. Considere verba no orçamento para as necessidades de pessoal, incluindo recrutamento, treinamento e remuneração, considerando as tendências e regulamentações da indústria. Um foco no bem-estar também pode aumentar a satisfação do trabalho entre os colaboradores, aumentando a retenção, diminuindo taxa de turnover.
5. Revise e ajuste Antes que o orçamento do hotel possa ser finalizado e implementado, ele precisa ser apresentado a diferentes níveis da gestão. Este exercício permite que os gestores de áreas façam ajustes para resolver quaisquer discrepâncias (o mesmo vale para a alta direção e proprietários).
Reveja eventuais obrigações de dívida existentes e explore opções de financiamento para a expansão ou refinanciamento potencial.
Estime quando o dinheiro entrará e sairá do seu negócio para evitar problemas de liquidez. Sem fluxo de caixa, sem visão de alcance!
6. Finalize e implemente Uma vez que todos os ajustes sugeridos pela alta administração e sócios foram incorporados, você deve finalizar o orçamento.
É hora então de compartilhar o orçamento dos departamentos com as partes envolvidas (as lideranças) e verificar se os requisitos e os objetivos estratégicos para o ano estão compreendidos.
Porque envolver suas equipes na criação do orçamento é importante
Além das lideranças da operação, inclua o responsável pelo RH, pela Controladoria e Vendas & Marketing.
Uma vez que você identificou todas as pessoas que farão parte deste processo, você precisará atribuir tarefas e prazos para conclusão. Um plano de ação com tarefas, responsáveis e prazos é fundamental!
Criar um orçamento envolve ter cada líder de departamento trabalhando seus recursos, sua porção da folha de pagamento, suas despesas e receitas. Especificamente sobre as receitas, seja o mais claro possível em relação àquilo que almeja para o próximo ano, dê parâmetros para que possam avançar de forma mais assertiva, por exemplo, apresentando um painel de indicadores dos últimos dois anos além das possíveis metas.
É muito importante acrescentar raciocínio qualitativo à informação quantitativa. Se o cenário precisa mudar, você precisa apresentar os motivos e possíveis caminhos para a equipe envolvida.
Como é utilizado o orçamento ao longo do ano
O orçamento nunca muda. Fica bloqueado na aprovação. Mas uma vez aprovado, você começará a usar os resultados reais mais a previsão à medida que avança. Então, em fevereiro, terá dois meses de informações reais mais dez meses previstos. Em março, serão três meses de informações reais mais nove meses previstos. E à medida que se aproximar do final do ano, poderá realmente focar em onde e como vai acabar. Então, se estiver olhando para a previsão móvel, terá oito meses de desempenho real e quatro meses de previsões – e muito mais certeza sobre onde e como acabará o ano.
Talvez a coisa mais importante quando se projeta o orçamento do próximo ano é olhar para onde se está performando neste ano. Pense nisso!
Nossa sugestão, mais uma vez, é que você comece pensando sobre como seria um bom próximo ano. Dessa perspectiva, você pode dizer às suas equipes o que a alta direção espera.
Enquanto se organiza para a atividade, lembre-se: um orçamento bem elaborado é mais do que um documento financeiro; é um roteiro para alcançar os objetivos do seu hotel. Certifique-se de que o seu é completo, consistente e alinhado com o cenário atual.
Mas também sabemos que a realização do orçamento melhora é com a experiência. Aqui na Boni temos um programa especial para te acompanhar nessa jornada. Juntos, auxiliamos você na condução das etapas do orçamento, dando elementos para sua reflexão de forma estratégica, dicas de como envolver o time e mais recursos para que esta etapa seja fluída e produtiva. Conheça o Boni [PRO], mande uma mensagem pelo Whats para conversarmos mais: +55 11 98945 4516.
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