Atendendo os requisitos da FNRH

Atender aos requisitos da Ficha Nacional de Registro de Hóspede – FNRH é fundamental para garantir a conformidade legal e a segurança na sua operação hoteleira.

Um dos principais aspectos da FNRH é a obrigatoriedade de registrar todas as informações dos hóspedes, incluindo dados pessoais, número de documentos e informações de contato. Esse registro não apenas ajuda na identificação dos hóspedes, mas também é crucial para questões de segurança, permitindo que as autoridades tenham acesso a informações em casos de emergências. Acredite, há hotéis que não solicitam o preenchimento no momento do check-in e ficam completamente desguarnecidos que qualquer informação relevante de quem está hospedando!

Além disso, a FNRH exige que os hotéis mantenham a confidencialidade e a integridade dos dados dos hóspedes. Isso implica em adotar medidas de segurança para proteger essas informações contra acessos não autorizados.

É necessário ter uma política clara sobre o armazenamento e a utilização dos dados, garantindo que apenas o pessoal autorizado tenha acesso às informações. Essa abordagem não só cumpre a legislação, mas também fortalece a confiança dos hóspedes na proteção de seus dados pessoais em tempos de LGPD (a Lei Geral de Proteção de Dados).

Outro requisito relevante da FNRH é a atualização regular das informações dos hóspedes. Os hotéis devem garantir que os registros sejam mantidos de forma precisa e atualizada, o que inclui revisar e corrigir dados sempre que necessário. Isso é especialmente importante em situações em que os hóspedes retornam ao hotel ou quando há mudanças em suas informações de contato.

É importante ressaltar que o cumprimento dos requisitos da FNRH não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade para o hotel melhorar a experiência do hóspede. Ao manter registros precisos e seguros, é possível personalizar o atendimento, oferecendo serviços mais alinhados às preferências dos hóspedes. Dessa forma, a conformidade com a FNRH se torna um componente estratégico que contribui para a satisfação e a fidelização dos clientes, além de reforçar a reputação do hotel no mercado.

Outro requisito obrigatório é o envio dos dados das FNRHs ao Sistema Nacional de Registro de Hóspedes – SNRHos, criado pelo Ministério do Turismo.  Cabe ao hotel transmitir às FNRHs, eletronicamente, ao SNRHos, até o terceiro dia útil de cada semana.

Na prática, guarde em local seguro e segregado, pelo período de 5 anos. 

A dica da Boni é que você estabeleça um critério para indexação, por exemplo: arquive por data de check-out e em ordem alfabética do primeiro nome.

Fique atento também:

•  a ficha do menor de 18 anos, ainda que portador de CPF próprio, deve ser assinada pelo próprio e endossada pelo pai, mãe ou outro responsável; cópia do documento de identificação deverá ser anexado à ficha impressa.

•  a ficha do menor deverá ser anexada à ficha do maior responsável.

•  o menor desacompanhado de pai, mãe ou de responsável deve portar autorização escrita destes autenticada em cartório, ou expedida pela autoridade judiciária competente (geralmente Juizado de Menores).

•  o art. 82 do Estatuto da Criança e do Adolescente instalado na recepção, junto com demais informações legais, ampara a negativa de hospedagem do menor sem documentação apropriada.

•   o número total de menores e dos legalmente incapazes deverá será mencionado na FNRH de um dos genitores ou de outro responsável.

•   as visitas que permanecerem na UH por determinado período de tempo também deverão preencher a FNRG, afinal está entrando no quarto do seu hóspede alguém e você precisa saber quem é (por segurança e efeitos legais). Em casos mais específicos, como acompanhantes, solicite que o hóspede também valide a ficha da/do acompanhante.

•   ao não serem atendidos os requisitos para a hospedagem de menores acima descritos o check in não poderá avançar!

Para atender os requisitos da LGPD – a Lei Geral de Proteção de Dados, após o prazo legal de 5 anos o hotel não possui mais o enquadramento na hipótese de Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória pelo Controlador obrigando-o manter os dados pessoais armazenados em local segregado, com acesso exclusivo da equipe de Recepção e Gerência.

Tenha muito cuidado no descarte. Inutilize as informações evitando que os dados possam ser vistos ou compartilhados por terceiros.

No formulário da FNRH, ainda que a legislação mencione que a ficha não poderá ser alterada com acréscimo ou exclusão de qualquer dado (Portaria nº 177, Art. 3, § 3º), pode-se acrescentar no final, espaço para o cliente dar consentimento à cópia de seu documento de identificação, de uso do seu e-mail para envio de publicidade, eventual uso da sua imagem nas mídias sociais do hotel e ainda, concordância com a Política de Privacidade do hotel.

Um novo modelo de FNRH está sendo testada pelo MTur em parceria com o Serpro, empresa de inteligência do governo federal. A partir de agora, o hóspede que chegar para preencher seus dados no check-in já pode acessar a versão eletrônica da ficha, reduzindo consideravelmente o tempo de espera.

Para baixar a FNRH, inserir seu logo e usar no seu hotel é só clicar aqui. E para baixar a cartilha da Boni com muito mais dados sobre a FNRH, clique aqui.