Ferramentas para a gestão do tempo: matrizes de Eisenhower e de Impacto. Como utilizá-las!

Ferramentas para a gestão do tempo

Ter a habilidade de priorizar tarefas é uma competência muito importante para qualquer pessoa, mas especialmente para quem ocupa cargos de gestão e liderança. Entender os princípios do gerenciamento de tempo ajudam a otimizar o seu dia a dia e a reduzir a pressão causada pelas muitas tarefas que a gestão de um negócio 7/24 como um hotel, exige.

As matrizes de Eisenhower e de Impacto são ferramentas de gestão utilizadas para priorizar tarefas e riscos, respectivamente. E podem ser muito úteis na sua atividade no hotel.

A Matriz de Eisenhower, de forma simples e eficaz para a gestão do tempo, é também conhecida como Matriz Urgente/Importante e categoriza tarefas em função da sua urgência e importância, ajudando a gerenciar o dia a dia de forma mais eficiente.

 A Matriz de Impacto, por sua vez, avalia a probabilidade de um evento ocorrer e o seu impacto caso ele ocorra, orientando a escolha de iniciativas que geram maior valor a longo prazo.

Assim, enquanto uma ajuda a organizar o que fazer agora, a outra orienta o que fazer primeiro para maximizar resultados futuros, tendo uma complementaridade de propósitos.

Como funcionam os quadrantes da Matriz de Eisenhower

Criada por um ex-presidente americano, Dwight D. Eisenhower, essa matriz divide suas tarefas em quatro quadrantes, permitindo que você priorize o que de fato importa, além de evitar distrações.

Para configurar uma Matriz de Eisenhower, basta desenhar um quadrado e dividi-lo em quatro partes iguais, com duas colunas e duas linhas. A primeira coluna deve ser rotulada como "urgente" e a segunda como "não urgente". A primeira linha deve ser rotulada como "importante" e a segunda como "não importante". 

Com a matriz pronta, você pode começar a classificar suas tarefas de acordo com essas categorias.

Faça uma lista de todas as suas tarefas. Uma estratégia útil para encaixar cada tarefa utilizar os "4 Ds da gestão do tempo" e logo, classifique as tarefas listadas conforme essa estratégia. 

Do (Fazer)  São tarefas a serem feitas imediatamente (as urgentes e importantes). Essas tarefas estão no centro das suas responsabilidades e têm prazos próximos. Elas exigem sua atenção imediata e devem ser priorizadas acima de tudo. Essas são as atividades que você deve fazer agora!

👉Exemplo: uma falha no sistema de reservas que impede os hóspedes de fazer check-in. Como é uma situação que precisa de atenção imediata e afeta diretamente a experiência do cliente, deve ser resolvida com prioridade máxima.

Decide (Decidir) Não urgente, mas importante. Tarefas para agendar ou planejar, são fundamentais para seus objetivos e responsabilidades, mas seus prazos não são tão próximos. Embora não sejam urgentes, são importantes para o progresso a longo prazo e devem ser programadas para serem realizadas após as tarefas urgentes.

👉Exemplo: Planejar treinamentos para a equipe de atendimento ou melhorias na decoração do lobby. Essas ações são importantes para o sucesso do hotel, mas podem ser agendadas com calma, sem pressa.

Delegate (Delegar) Urgentes, mas não importantes, essas tarefas têm prazos curtos, mas não são essenciais para suas responsabilidades principais. Elas podem ser delegadas a outros membros da equipe; agora, se delegar não for uma alternativa, nem tente gastar muito tempo com elas.

👉Exemplo: Responder a e-mails de rotina ou lidar com solicitações menores dos hóspedes que podem ser delegadas. Essas tarefas precisam ser feitas rapidamente, mas não são críticas para o funcionamento do hotel.

Delete (Eliminar) Não urgente e não importante. Tarefas a descartar ou para fazer mais tarde.  Essas são as tarefas que estão apenas ocupando espaço na sua agenda, na sua mesa e na sua mente e não contribuem para seus objetivos. Devem ser eliminadas para que você possa focar no que realmente tem relevância.

👉Exemplo: verificar as promoções de fornecedores que não são relevantes ou que não oferecem benefícios significativos para seu hotel, apenas por curiosidade ou passatempo. Essas atividades não têm impacto imediato ou importante na rotina de compras, e podem ser deixadas para quando não houver tarefas prioritárias ou de baixa ocupação.

Já a Matriz de Impacto se refere a uma ferramenta visual que avalia o impacto potencial de ações, projetos ou decisões, ajudando a identificar quais riscos devem receber mais atenção e a desenvolver planos de ação para mitigar as consequências de cada em relação aos resultados. Portanto, permite avaliar e priorizar ações ou projetos, baseada em dois critérios: o impacto esperado e o esforço necessário para executá-los.

Como funcionam os quadrantes da Matriz de Impacto?

A matriz de impacto é estruturada geralmente como uma tabela orientada por duas dimensões, onde o eixo vertical representa a probabilidade, dividida em três níveis – alta, média e baixa; e, no eixo horizontal, o impacto, também com três outros níveis – insignificante, moderado e crítico. Também são atribuídas cores diferenciadas entre as células e essas cores indicam o quão alta é a classificação do risco, ou seja, o quão crítico um determinado risco é.

Nesta matriz você pode definir a quantidade de níveis que seu negócio demandar. Tanto para impacto quanto para a probabilidade. Outro dado relevante é que os níveis de probabilidades também podem ser convertidos em porcentagens se facilitar o seu entendimento.

Assim como na Matriz de Eisenhower, faça uma lista considerando quais são as possíveis ameaças ou tarefas que devem ser analisadas, qual o potencial impacto de cada risco ou tarefa e qual a probabilidade de cada risco ou tarefa se concretizar.

Portanto, avalie os riscos a partir da sua probabilidade de ocorrência e da extensão do seu impacto.

Mas saiba que não existe uma fórmula padrão para determinar o grau de risco e probabilidade. Na avaliação, pode entrar todo tipo de variáveis - questões legais, cenário geopolítico, tecnologia, capacidade da equipe, entre outros. O importante é contar com bons dados e com o pensamento qualitativo de quem a faz.

Posicione-as então em um dos quatro quadrantes, de acordo com a combinação impacto e probabilidade:

O quadrante I, de alto impacto, alta probabilidade, corresponde aos riscos que têm grandes consequências e são muito prováveis de acontecer. São os riscos críticos que precisam de atenção imediata e planos de resposta.

👉Exemplo: desgaste físico e mental de colaboradores devido a trabalho excessivo, falta de mão de obra qualificada e pressão muito alta por resultados. 

No quadrante II, alto impacto, baixa probabilidade, os riscos com grandes consequências, mas com menor probabilidade de acontecer. Devem ser monitorados de perto e planos de contingência devem ser preparados para lidar com eles caso ocorram.

👉Exemplo: uma grande reforma no restaurante que, embora seja importante para melhorar o ambiente, não precisa acontecer imediatamente. Como a probabilidade de ocorrer agora é baixa, pode ser planejada com mais calma. 

O quadrante III, do baixo impacto, alta probabilidade, os riscos que, embora prováveis, têm consequências limitadas. Podem ser mitigados com menor esforço e recursos.

👉Exemplo: pequenas manutenções diárias, como uma torneira pingando ou uma luz que queima. São problemas que acontecem com frequência, mas têm impacto menor, podendo ser resolvidos quando houver tempo. 

E no quadrante IV, baixo impacto, baixa probabilidade, os riscos com menor impacto e menor probabilidade de ocorrência. Podem ser monitorados, mas a necessidade de ação é menor. 

👉Exemplo: uma queda de energia por uma tempestade rara num local onde não há frequência na falta de fornecimento da concessionária. Como a chance de acontecer é baixa e o impacto também, pode ser considerado um risco menor, mas é bom estar preparado considerando procurar fornecedor de aluguel de gerador ou até mesmo a compra, por exemplo.

Analise a distribuição dos riscos/tarefas na matriz para identificar os pontos críticos. Decida quais ações devem ser tomadas com base na análise da matriz, priorizando as tarefas de maior impacto e/ou menor esforço e determine como os recursos devem ser alocados para lidar com os riscos/tarefas, focando nas áreas mais críticas.  

Ao relacionar as duas, podemos pensar que uma liderança eficaz utiliza a matriz de Eisenhower para gerenciar suas tarefas diárias, enquanto a matriz de Impacto orienta suas ações estratégicas de maior alcance. Assim, um líder bem treinado consegue equilibrar tarefas urgentes com ações que tenham maior impacto a longo prazo. 

Quando líderes usam essas matrizes de forma integrada, eles conseguem otimizar seu tempo e recursos, focando nas tarefas que realmente fazem diferença. Isso aumenta a produtividade, melhora a tomada de decisão e fortalece a capacidade de liderar com propósito. Pense nisso e, se quiser saber mais, visite o site da Boni. Temos um curso especial sobre a Gestão do Tempo!